Comunique-se do jeito certo na ferramenta certa.

(10/02/2017 - Douglas Sossai)

Comunicar-se do jeito certo hoje em dia é muito diferente do que há alguns anos atrás. Podemos não perceber, mas usamos em média mais de 10 formas de comunicação diariamente e cada uma tem seu código de ética, regra de uso ou no mínimo o jeito certo de usar. Dúvida? Vamos primeiro dividir essas formas de comunicação em 2 grandes e importantes grupos: comunicação assíncrona e comunicação síncrona. Veja que é bem mais simples do que parece: assíncrono é quando você se comunica sem a necessidade de estar "sincronizado" com seu interlocutor. Esse artigo aqui é uma forma de comunicação assíncrona. Escrevi dia 03 de Abril de 2017 e você está lendo hoje. Outras formas de comunicação assíncrona: uma carta (sim ainda existem), e-mails, mensagens de Whatsapp ou inbox de Facebook, recado em secretária eletrônica, gravação de video-recado no skype, e por aí vai. E comunicação síncrona? É aquela em que você precisa estar sincronizado com seu interlocutor: uma ligação telefônica, video chamada, uma conversa presencial ou reunião, enfim, qualquer forma de "conversa" em que as partes interagem simultaneamente.

O primeiro grande segredo de uma boa comunicação, eficiente, é saber qual canal de comunicação utilizar. A grande vantagem de uma comunicação assíncrona é que cada parte interage ao seu tempo. Não é necessário marcar hora para conversar. Você manda um email e a outra pessoa responde quando pode, não precisa parar o que está fazendo para te responder. Sacou? É muito bom isso, cada um enviando suas mensagens, respondendo no seu tempo e o mundo girando, as coisas se resolvendo, em harmonia. Mas existem situações em que esse tipo de comunicação não funciona. São situações em que é necessário um diálogo rápido, uma troca de informações e tomadas de decisões quase que imediatas. Nesse caso temos que optar por uma comunicação síncrona, um telefonema, uma reunião, uma video chamada.

O excesso de uso da comunicação síncrona pode causar um desgaste entre as partes, pois os dois lados tem que parar o que estão fazendo para se comunicar. O excesso de uso da comunicação assíncrona pode causar uma demora na resolução de problemas e prejudicar o diálogo, a troca de idéias. Ou seja, os dois grupos tem benefícios e limitações, então a escolha correta depende da sua necessidade. A comunicação assíncrona exige uma elaboração maior mas também permite ler ou ouvir antes de enviar. A comunicação síncrona é mais imediata. Falou e errou já era. Mas por outro lado costuma ser menos elaborada, a comunicação vai se construindo no diálogo.

Vou detalhar alguns exemplos de comunicação e os cuidados que temos que tomar ao utilizar cada uma.

Whatsapp: vamos começar por esse aplicativo que é o mais usado atualmente. Ele permite os dois tipos de comunicação, síncrona (em uma video chamada ou chamada) e assíncrona (no chat ou gravação de vídeo ou voz). Em um só aplicativo você se comunica via chat, gravação de voz, gravação de vídeo, chamada de voz e chamada de vídeo. 5 formas de comunicação somente aqui! Algumas dicas: Na gravação de audio, seja breve, muito breve. Quando você grava um audio, tenha em mente que ninguém vai te interromper. Isso pode transformar você em um CHATo. Seja breve, objetivo. Audios com mais de 30 segundos costumam ser enfadonhos, principalmente profissionalmente. Pense antes de falar. Ninguém vai gostar de acompanhar suas mudanças de direção de raciocínio. Entendeu? No chat, siga a mesma regra: escreva o mínimo necessário. Use imagens se quiser, as pessoas gostam de imagens. Evite muitas abreviações, principalmente profissionalmente. Não force a resposta, mesmo que a pessoa tenha visto a mensagem (barrinhas azuis) ela pode não estar no momento certo para responder. E evite usar profissionalmente fora do horário comercial, pois ele tem uma alerta bem "chamativo" e está sempre próximo a pessoa. Dificilmente alguém vai gostar de ser acordado com uma comunicação comercial às 2h da manhã. Tenha em mente também que em alguns momentos é mais fácil a pessoa ler do que ouvir e as vezes ela não pode gravar um audio. Lembre-se deu que é muito fácil a pessoa esquecer de responder. A forma como o aplicativo organiza as mensagens faz com que as pessoas se percam facilmente e esqueçam de responder. Acho que é por isso que chama de comunicador instantâneo.

Skype: Essa ferramenta é muito popular para vídeo chamada (síncrono). A grande vantagem é que você pode compartilhar a tela, fazendo uma apresentação on-line e até mesmo realizar uma reunião com várias pessoas simultaneamente. Muito legal não é? Mas seja pontual. Deixe tudo preparado, não desgaste as pessoas com falhas técnicas, teste seu audio antes da ligação. Não é obrigatório deixar sua camera ligada, mas seja educado: se a outra pessoa está com a camera ligada, dê um bom motivo para não ligar a sua. No modo chat, siga a mesma regra do whatsapp, mas tenha em mente que a maioria das pessoas usa o Skype no computador e não no celular, então podem demorar mais para responder. Por outro lado, não se incomodam de receber uma mensagem fora do horário comercial, pois não sentem a necessidade de responder imediatamente.

e-mail: já está perdendo terreno para outras formas de comunicação, mas tem suas vantagens: é aceito como documentação em várias situações, aceita muitos anexos, aceita-se com mais tranquilidade um tempo de resposta um pouco mais demorado: um dia útil para responder é bem aceito. Pode-se escrever um texto maior que o whatsapp ou skype. Não é tão invasivo, pode ser usado fora de horário comercial, tranquilamente.

Telefone: é uma das formas mais invasivas. Não para de tocar até a pessoa atender. Requer que a outra parte pare imediatamente o que está fazendo para responder. É imediato, permite um diálogo. Deu para entender quando deve ser usado, certo?

Inbox de rede social: Facebook e LinkedIn são exemplos de redes sociais que possuem opção de comunicação inbox. É na prática um serviço de email proprietário (interno). Funciona de forma similar ao email, mas muitas pessoas não respondem às mensagens.

Postagens: opa! cuidado aí. Postagem em rede social é uma forma de comunicação aberta, pública. Muito cuidado com o que vai escrever, principalmente quando utilizar profissionalmente. Muita gente pode ver e isso pode causar constrangimento para ambas as partes. Mas é uma boa forma de testar a temperatura do seu contato, pois não existe uma obrigação em responder.

Reunião: a reunião pode ser presencial, via Skype, teleconferência, ou via qualquer sistema que consiga juntar mais de 1 pessoa on-line ou off-line simultaneamente. Já falamos do Skype mas vamos comparar aqui uma reunião on-line com uma presencial (off-line). Presencialmente a comunicação se enriquece: o campo de visão é muito maior, movimento corporal, trejeitos, expressões faciais, até mesmo o odor (agradável ou não) vão transmitir informações. O problema é que as pessoas (ou parte delas) vão ter que se deslocar fisicamente para se encontrar na reunião. Esse esforço tem o lado positivo de mostrar interesse, respeito e geralmente é acompanhado de pontualidade. Acho que todo mundo tem noção dos problemas que podem ser causados em desmarcar em cima da hora ou atrasar uma reunião. E nos dias de hoje, em cidades grandes com muito trânsito, uma reunião presencial tem um custo alto de tempo e até mesmo dinheiro.

Carta ou telegrama: parece brincadeira, mas não é. Essa duas formas de comunicação escrita ainda existem e são muito importantes. O impacto do recebimento de uma carta ou telegrama é centenas de vezes maior do que o impacto de um email. Pense nisso quando quiser realmente ter um resultado maior em sua comunicação. Apesar de ter um custo envolvido, muitas vezes vale a pena pelo impacto que causa.

Na próxima vez que precisar transmitir uma informação, dialogar, obter uma resposta ou qualquer outro tipo de comunicação, pense em todas essas opções. Analise qual se aplica melhor ao seu conteúdo e necessidade e use a ferramenta correta, do modo correto. Seus resultados vão ser muito melhores, pode ter certeza. Comunicar-se é uma arte e hoje temos muito mais "pincéis"para pintar a "tela".